Topics als Kernbausteine eines KI-Agenten

Aus einem Use Case leitet der Entwickler thematisch abgegrenzte Topics ab. Topics bestimmen, wann ein KI‑Agent auf Anfragen reagiert und wie diese in einem strukturierten Dialog verarbeitet werden. Definierte Trigger‑Phrasen im Topic erkennen den Intent des Benutzers und aktivieren ihn. Innerhalb eines Topics läuft die Dialoglogik ab (Rückfragen, Entscheidungslogik, externe Aktionen/Datenquellen). Wissensquellen (Dokumente, Websites, strukturierte Daten) werden unabhängig von Topics konfiguriert und bei Bedarf in Dialogen genutzt. Topics orchestrieren also den Kontext, ohne selbst eine Wissensdatenbank zu sein.

Microsoft bietet mit Copilot Studio eine Plattform an, mit der sich Agenten erzeugen und mit den Geschäftsdaten verbinden lassen.

Topics strukturieren Gesprächslogik und steuern den Dialogfluss

Ein Topic repräsentiert einen klar abgegrenzten Themen‑ oder Aufgabenbereich. Es wird durch einen Trigger aktiviert, der in der Regel auf Äußerungen des Benutzers reagiert. Diese Aktivierung erfolgt KI‑gestützt durch die Erkennung der zugrunde liegenden Benutzerabsicht (Intent). Im aktuellen Copilot Studio [1] existieren keine expliziten Intent‑Objekte mehr, wie sie aus früheren Versionen (Power Virtual Agents) bekannt sind. Die Erkennung eines Intent erfolgt implizit über:

• Trigger‑Phrasen und Schlüsselbegriffe,
• Topic‑Beschreibung (Modellbeschreibung),
• KI‑basierte Klassifikation durch das zugrunde liegende Large Language Model (LLM).

Topics definieren eigenständige Konversationspfade. Sie legen fest, welche Schritte ausgeführt werden, welche Fragen gestellt, welche Aktionen ausgelöst und welche Ergebnisse am Ende an den Benutzer zurückgegeben werden. Wichtig ist dabei eine saubere Abgrenzung der Topics, um Fehlzuordnungen zu vermeiden. Eine zu große oder unscharfe Themenabdeckung kann zu unerwünschten Antworten führen. Daher sind frühzeitige Tests, kontinuierliches Monitoring und regelmäßige Optimierung der Topics essenziell.

Copilot Studio unterscheidet verschiedene Arten von Topics

Copilot Studio unterscheidet zwei Haupttypen von Topics:

• System-Topics (auch Standard-Topics genannt) sind vordefinierte Themen, die jedem KI-Agenten automatisch hinzugefügt werden; diese decken wesentliche Verhaltensmuster ab. Dazu gehören beispielsweise Begrüßungen oder Verabschiedungen, aber auch Fallback-Verhalten bei nicht verstandenen Eingaben, Eskalation an einen menschlichen Agenten oder Fehler- und Abbruchbehandlungen. System-Themen können angepasst und auch deaktiviert, aber nicht gelöscht werden. Das Deaktivieren eines Topics kann das Verhalten des KI-Agenten wesentlich beeinflussen
• Benutzerdefinierte Topics (auch Custom Topics genannt) werden vom Entwickler erstellt, um spezifische Aufgaben, Geschäftsprozesse oder Fachthemen abzubilden. Sie bilden den Kern der fachlichen Logik eines KI‑Agenten und sind vollständig frei gestaltbar. Sie dienen dazu, den KI-Agenten gezielt auf spezifische Gesprächsverläufe oder individuelle Benutzeranfragen vorzubereiten.

Topic/Thema mit den Tools von Copilot Studio anlegen und bearbeiten

Klickt der Entwickler innerhalb eines geöffneten KI-Agenten auf die Schaltfläche Themen/Topics, so zeigt Copilot Studio eine gruppierte Übersicht aller vorhandenen Themen/Topics (Alle, Benutzerdefiniert, System) zum Bearbeiten an. Die Neuanlage eines Topics erfolgt über das Drop-down-Menü Thema hinzufügen mit folgenden zwei Optionen:

• Ohne Vorlage: Der Topic/Themen-Editor öffnet sich mit einem leeren Konversationspfad, sodass der Entwickler ein neues Thema für den KI-Agenten anlegen und den Ablauf der zugehörigen Kommunikation ausgerichtet auf die zu erledigende Aufgabenstellung spezifizieren kann.
• Aus Beschreibung mit Copilot hinzufügen: Diese Menüoption öffnet das gleichnamige Dialogfenster, in dem der Entwickler das Thema benennt und im vorhandenen Textfeld eine Beschreibung für das Thema vergibt. Daraus generiert Copilot Studio durch Klick auf die Schaltfläche Erstellen automatisch einen initialen Dialogablauf, der anschließend angepasst werden kann.

Der Topic/Themen-Editor besitzt eine Toolbar (Bild 1), um die Komponenten eines Topics zu bearbeiten. Zusätzlich steht unterhalb der Toolbar die sogenannte Authoring Canvas zur Verfügung – ein visueller Designer zur Modellierung des Konversationsflusses. Jedes Topic beginnt mit einem Trigger, der definiert, wann das Topic aktiviert wird. Die Aktivierung erfolgt aufgrund von Benutzereingaben (Phrasen, Schlüsselwörter), durch KI-gestützte Intent-Erkennung oder manuell durch Auslösung anderer Themen oder Aktionen.

Bewährte Vorgehensweise für den Aufbau von Topics/Themen beachten

Im Topic-Designer befindet sich unterhalb des Triggers die Abfolge aller Schritte (Steps), die beschreiben, wie der KI‑Agent arbeitet und wie er mit dem Nutzer interagiert. Jeder einzelne Schritt entspricht einem der nachfolgenden Knotentypen:

• Nachrichten: Antworten an den Benutzer
• Fragen: Eingaben, die vom Benutzer angefordert werden, um Informationen zu sammeln (Copilot Studio bietet dazu Adaptive Cards [2] als User-Interface-Element an, um Inhalte dem Benutzer gegenüber visuell ansprechender zu präsentieren)
• Aktionen: Aufrufe interner oder externer Systeme
• Bedingungen: Verzweigungen innerhalb des Ablaufs, gesteuert durch Nutzerangaben oder Variablen
• Variablen: zur Speicherung von Informationen (Sitzungs-, System- oder Umgebungsvariablen)

Nach dem letzten Schritt endet die Ausführung des Topics entweder mit einem Erfolg (Ziel erreicht), einer Weiterleitung an ein anderes Topic, der Übergabe an eine generative Antwort, der Eskalation an einen menschlichen Agenten oder mit einem Abbruch bei Fehlern oder fehlenden beziehungsweise unzureichenden Informationen.

Ein Topic sollte sich auf eine klar definierte Aufgabe oder einen Anwendungsfall konzentrieren. Die Nutzerabsicht wird über Trigger-Phrasen erkannt, die typische Nutzerformulierungen abbilden. Ein gut strukturiertes Topic ist zielgerichtet und ermöglicht die konsistente Bearbeitung von Anfragen. Bei Unklarheiten sollte der KI-Agent durch Rückfragen die Absicht präzisieren. Topics sollten modular aufgebaut sein: mit klaren Schritten, definierten Eingaben/Ausgaben und gegebenenfalls passenden Ausführungsrechten. Die Beschreibung sollte kurz, informativ und verständlich sein. Trigger-Phrasen müssen sorgfältig gewählt werden, um die zuverlässige Aktivierung und korrekte Erkennung der Nutzerabsicht zu gewährleisten.

Topics/Themen mit dem Designer konkret umsetzen und dokumentieren

Die Neuanlage eines Themas beginnt mit dem Trigger/Auslöser-Knoten. Ein Klick auf Details in der Toolbar öffnet das Dialogfenster Themendetails – das dortige Eingabefeld Namen dient als Bezeichner für das Thema. Bei den Themendetails kommt der Modellbeschreibung eine besondere Bedeutung zu: Hier trägt der Entwickler passende Schlüsselwörter oder Phrasen ein, um die Aufgaben des Themas zu konkretisieren. Unterhalb eines Knoten im Themen-Designer befindet sich ein +-Icon. Dieses öffnet ein Drop-down-Menü, das dem Entwickler alle verfügbaren Aktionen zur Auswahl anbietet (Bild 2).

Im Themen-Designer führt die Auswahl eines Eintrags die gewünschte Aktion aus. Der Entwickler trägt die relevanten Themeninformationen in einem neuen Knoten ein, der standardmäßig oberhalb des +-Icons platziert wird. Bedingungsknoten werden jedoch direkt in ein bestehendes Bedingungsgeflecht (Bedingungsbaum) eingefügt, sofern eines darunter existiert – andernfalls entsteht ein neuer Bedingungsknoten. Jeder Knoten zeigt mittig seinen Typ an, den das links davon stehende Piktogramm durch ein passendes Icon visualisiert.

Am rechten oberen Rand jedes Knotens befindet sich ein Ellipsen-Symbol (…). Ein Klick darauf öffnet ein kontextabhängiges Drop-down-Menü mit weiteren Aktionen – darunter fast immer der Eintrag Neuer Kommentar. Die Auswahl dieses Eintrags fügt dem aktuellen Knoten einen Kommentar als Notiz oder Erklärung hinzu. Alle Kommentare innerhalb eines Themas werden durchnummeriert und dienen der Dokumentation und Zusammenarbeit im Team. Nach Veröffentlichung erscheint die Kommentar-Nummer am Knoten; ein Klick darauf öffnet die vollständige Kommentarliste im Topics/Themen-Designer.

Topics/Themen im Zusammenspiel mit generativer KI (GenAI)

Topics bilden gemeinsam mit Wissensquellen und generativen Antworten die Grundlage für strukturierte, kontextsensitive Dialoge. Während Topics die Struktur und den Ablauf des Gesprächs vorgeben, erzeugt die generative KI (GenAI) dynamische Antworten auf Basis von:

• dem aktuellen Dialogkontext,
• der im Topic definierten Logik,
• der angebundenen zusätzlichen Wissensquellen.

Copilot Studio orchestriert automatisch, ob eine Nutzeranfrage über ein Topic, eine generative Antwort oder eine Kombination aus beidem verarbeitet wird. Topics sind damit das zentrale Orchestrierungs- beziehungsweise Steuerungsinstrument in Copilot Studio: Sie ermöglichen strukturierte, wartbare und skalierbare Dialoge und stellen sicher, dass KI‑Agenten zielgerichtet, nachvollziehbar und zuverlässig agieren. Als Bausteine für intelligente, kontextbezogene Konversationen bilden Topics zusammen mit den Wissensquellen die technische und inhaltliche Grundlage für die Kontextfähigkeit und Autonomie eines KI-Agenten.

[1] Copilot Studio, https://copilotstudio.microsoft.com/

[2] Adaptive Cards von Microsoft, https://adaptivecards.io/